Convention de formation vs contrat de formation : différences, obligations et modèles

En tant qu'organisme de formation, vous êtes amené à formaliser chaque action de formation par un document contractuel. Mais lequel utiliser : une convention de formation ou un contrat de formation ? La confusion entre ces deux documents est fréquente, et pourtant, le Code du travail les distingue clairement.

Choisir le bon document n'est pas qu'une formalité. C'est une obligation légale dont le non-respect peut entraîner des sanctions financières, voire la nullité du contrat. C'est aussi un élément clé pour votre conformité Qualiopi.

Dans cet article, nous faisons le point sur les différences entre convention et contrat de formation, les mentions obligatoires de chacun, et les bonnes pratiques pour sécuriser votre activité.

Convention de formation et contrat de formation : de quoi parle-t-on ?

La convention de formation (article L6353-1 du Code du travail)

La convention de formation est le document contractuel signé entre un organisme de formation et un acheteur personne morale : entreprise, OPCO, collectivité territoriale, France Travail, etc.

Elle encadre la réalisation d'actions de formation au sens de l'article L6353-1 du Code du travail. En pratique, c'est le document que vous utilisez dans la grande majorité des cas, dès lors qu'un tiers finance la formation.

À noter : en l'absence de convention formelle, un bon de commande ou une facture comportant les mentions obligatoires peut suffire juridiquement. Toutefois, la convention reste le document de référence recommandé, notamment pour les audits Qualiopi.

Le contrat de formation (article L6353-3 du Code du travail)

Le contrat de formation professionnelle est un contrat de droit privé conclu entre un organisme de formation et une personne physique qui entreprend une formation à titre individuel et à ses frais.

Il est encadré par les articles L6353-3 à L6353-7 du Code du travail et offre des protections spécifiques à la personne qui entreprend la formation :

• Un délai de rétractation de 10 jours après la signature
• L'interdiction d'exiger un paiement pendant ce délai
• Un acompte limité à 30 % du prix total après le délai de rétractation
• Un échelonnement du solde au fur et à mesure de la formation

Quand utiliser la convention ou le contrat de formation ?

Le critère est simple : qui finance la formation ?

En résumé :

• Personne morale qui achète la formation → convention
• Personne physique qui paie elle-même → contrat

Pour un organisme de formation qui travaille principalement avec des entreprises, la convention sera le document le plus courant. Si vous proposez également des formations aux particuliers, vous devrez maîtriser les deux documents.

Les mentions obligatoires : ce que dit la loi

Les exigences diffèrent entre les deux documents. Le contrat de formation, qui protège la personne physique finançant elle-même sa formation, impose davantage de mentions obligatoires que la convention.

Mentions obligatoires de la convention de formation

L'article D6353-1 du Code du travail liste les mentions requises :

• Intitulé de l'action de formation
• Objectif et contenu de l'action
• Moyens prévus (pédagogiques et techniques)
• Durée et période de réalisation
• Modalités de déroulement
• Modalités de suivi
• Modalités de sanction (attestation, certification)
• Prix de l'action
• Modalités de règlement
• Modalités de financement

Mentions obligatoires du contrat de formation

L'article L6353-4 du Code du travail impose les mentions suivantes sous peine de nullité :

• Nature, durée, programme et objet des actions de formation, ainsi que l'effectif concerné
• Niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation
• Conditions de dispensation : modalités de formation (y compris à distance), moyens pédagogiques et techniques, modalités d'évaluation, nature de la sanction
• Diplômes, titres ou références des personnes chargées de la formation
• Modalités de paiement et conditions financières en cas de cessation anticipée ou d'abandon

Mentions complémentaires recommandées

Pour les deux documents, et dans une optique de conformité Qualiopi, il est conseillé d'ajouter :

• Les prérequis ou la mention "sans prérequis"
• Les modalités et délais d'accès
• L'accessibilité aux personnes en situation de handicap
• Les coordonnées du référent handicap
• Une clause RGPD / confidentialité
• Les conditions de modification et d'annulation
• Les modalités de règlement des litiges

Ces mentions complémentaires ne sont pas exigées par le Code du travail, mais elles répondent aux attentes des auditeurs Qualiopi et sécurisent votre relation contractuelle.

Sanctions et risques en cas de non-conformité

Le législateur prend ces obligations au sérieux. Les sanctions prévues par le Code du travail sont de plusieurs ordres :

• Nullité du contrat : un contrat de formation individuelle ne comportant pas toutes les mentions de l'article L6353-4 est nul de plein droit. Conséquence : obligation de rembourser intégralement le stagiaire.
• Amende de 4 500 € : le défaut de conclusion d'un contrat de formation avec une personne physique constitue une infraction pénale (article L6355-18 du Code du travail).
• Remboursement des sommes indues : en cas d'inexécution totale ou partielle de la convention, l'organisme doit rembourser les sommes correspondant aux prestations non réalisées (article L6353-2).

Au-delà des sanctions légales, des documents contractuels incomplets ou absents constituent un risque sérieux lors de votre audit Qualiopi.

Le lien avec la certification Qualiopi

L'indicateur 1 du Référentiel National Qualité exige que le prestataire diffuse une information accessible, détaillée et vérifiable sur ses prestations : prérequis, objectifs, durée, modalités d'accès, tarifs, contacts, méthodes, évaluation et accessibilité handicap.

Vos conventions et contrats de formation constituent des éléments de preuve lors de l'audit. L'auditeur vérifie la cohérence entre l'information diffusée publiquement et le contenu de vos documents contractuels.

Concrètement, un programme de formation bien rédigé, annexé à votre convention ou contrat, doit reprendre les éléments d'information exigés par l'indicateur 1. Des documents incomplets ou incohérents peuvent entraîner une non-conformité mineure, voire majeure si l'information est systématiquement absente.

Pour évaluer votre niveau de conformité sur l'ensemble des indicateurs, vous pouvez utiliser notre simulateur Qualiopi.

Conseils pratiques pour sécuriser vos documents

Créez des modèles fiables

Plutôt que de repartir de zéro à chaque nouvelle formation, créez des modèles de convention de formation et de contrat de formation qui intègrent toutes les mentions obligatoires. Vous gagnerez du temps et réduirez le risque d'oubli.

Distinguez bien vos interlocuteurs

Avant de rédiger un document, posez-vous la question : qui finance ? Si c'est une entreprise ou un financeur public, utilisez une convention. Si c'est un particulier qui paie de sa poche, utilisez un contrat avec toutes les protections prévues par les articles L6353-3 à L6353-7.

Faites signer avant le début de la formation

C'est une obligation légale, mais c'est aussi une bonne pratique de gestion. Un document signé avant le démarrage vous protège en cas de litige et constitue une preuve solide pour votre audit Qualiopi.

Pensez à l'archivage

Conservez vos conventions et contrats signés de manière organisée. En cas d'audit ou de contrôle par la DREETS, vous devez pouvoir les présenter rapidement. Un suivi des dossiers rigoureux est indispensable.

Digitalisez vos processus

La gestion manuelle de ces documents multiplie les risques d'erreur et les pertes de temps. Un logiciel de gestion pour OF vous permet de générer des documents conformes, de les faire signer numériquement et de les archiver automatiquement.

Planor vous permet de générer vos conventions de formation et vos contrats de formation en quelques clics, avec toutes les mentions obligatoires pré-remplies. Découvrir comment simplifier votre gestion au quotidien.

FAQ

Quelle est la différence entre une convention et un contrat de formation ?

La convention de formation est conclue avec une personne morale (entreprise, OPCO, financeur public) qui achète la formation pour ses salariés ou bénéficiaires. Le contrat de formation est conclu avec une personne physique qui finance elle-même sa formation. Le contrat offre des protections supplémentaires au stagiaire, notamment un droit de rétractation de 10 jours.

Un bon de commande peut-il remplacer une convention de formation ?

Oui, l'article L6353-1 du Code du travail prévoit qu'en l'absence de convention, un bon de commande ou une facture peut suffire, à condition de comporter toutes les mentions obligatoires de l'article D6353-1. En pratique, la convention reste préférable car elle formalise les engagements réciproques et constitue un élément de preuve plus solide pour Qualiopi.

Quelles sont les sanctions si je n'établis pas de contrat de formation avec un particulier ?

Le défaut de conclusion d'un contrat de formation avec une personne physique est passible d'une amende de 4 500 € (article L6355-18). De plus, un contrat ne comportant pas toutes les mentions obligatoires de l'article L6353-4 est nul de plein droit, ce qui vous oblige à rembourser intégralement le stagiaire.

Le stagiaire peut-il se rétracter après avoir signé un contrat de formation ?

Oui, le stagiaire dispose d'un délai de rétractation de 10 jours à compter de la signature du contrat (article L6353-5). Ce droit s'exerce par lettre recommandée avec accusé de réception. Aucune somme ne peut être exigée avant l'expiration de ce délai.

Comment ces documents sont-ils vérifiés lors d'un audit Qualiopi ?

L'auditeur Qualiopi vérifie vos conventions et contrats dans le cadre de l'indicateur 1. Il contrôle la présence des mentions obligatoires, la cohérence avec l'information publique diffusée, et la signature des documents avant le début de la formation. Des documents manquants ou incomplets peuvent entraîner une non-conformité.