Indicateur Qualiopi 4 : Analyse du besoin
Cet indicateur vérifie que vous analysez les besoins de vos bénéficiaires et commanditaires avant la formation, afin d'adapter votre prestation à leurs attentes réelles.
Ce que dit le référentiel Qualiopi
"Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l'entreprise et/ou le financeur concerné(s)."
— Référentiel National Qualité, V9 (janvier 2024)
Pour l'indicateur 4, l'auditeur attend de voir des traces de l'analyse des besoins : questionnaires de positionnement, échanges avec le commanditaire, entretiens préalables, etc.
Niveau attendu
Démontrer qu'une analyse du besoin a été réalisée en amont de la prestation. Cette analyse doit être formalisée et traçable. Elle peut prendre différentes formes selon le contexte (intra, inter, individuel).
Pourquoi cet indicateur est essentiel
L'analyse du besoin est la pierre angulaire d'une formation de qualité. Sans elle, impossible de garantir l'adéquation entre la prestation et les attentes réelles. Elle permet de :
- Personnaliser la formation aux besoins spécifiques des apprenants
- Éviter les décalages entre les attentes et le contenu proposé
- Justifier les objectifs pédagogiques définis dans le programme
- Renforcer la satisfaction des bénéficiaires et des financeurs
Quelles preuves Qualiopi fournir pour l'indicateur 4 ?
L'auditeur vérifiera que vous avez formalisé l'analyse du besoin. Voici les éléments de preuve les plus courants :
Questionnaires
- • Questionnaires de positionnement
- • Fiches de recueil des besoins
- • Auto-évaluations préalables
Échanges formalisés
- • Comptes-rendus d'entretiens
- • Échanges de mails avec le commanditaire
- • Notes de réunion de cadrage
Documents de synthèse
- • Analyse des besoins formalisée
- • Cahier des charges co-construit
- • Proposition pédagogique adaptée
Traces de personnalisation
- • Adaptations du programme documentées
- • Cas pratiques personnalisés
- • Commentaires sur le dossier apprenant
Types de non-conformités
Non-conformité mineure
- • Analyse du besoin partielle ou incomplète
- • Traçabilité insuffisante sur certains dossiers
- • Formalisation tardive (après le début de la formation)
Non-conformité majeure
- • Aucune trace d'analyse du besoin
- • Absence systématique de recueil des attentes
- • Prestation standardisée sans adaptation
Erreurs fréquentes à éviter
- ×Pas de trace écrite : un échange oral sans compte-rendu ne constitue pas une preuve
- ×Questionnaire jamais exploité : envoyer un questionnaire sans analyser les réponses
- ×Analyse a posteriori : formaliser l'analyse après le début de la formation
- ×Programme standardisé : proposer exactement le même contenu à tous sans adaptation
- ×Documents éparpillés : ne pas pouvoir retrouver les preuves lors de l'audit
Conseil pratique
Systématisez l'envoi d'un questionnaire de positionnement avant chaque formation. Même court (5-10 questions), il constitue une preuve solide et vous permet d'adapter votre intervention. Conservez toujours les réponses dans le dossier de l'apprenant.
Comment Planor vous aide à satisfaire l'indicateur 4
Planor est un logiciel de gestion pour organisme de formation conçu pour simplifier votre conformité Qualiopi. Pour l'indicateur 4, voici comment il vous accompagne :
Questionnaires de positionnement intégrés
Créez et envoyez des questionnaires de positionnement avant chaque formation. Les réponses sont collectées directement dans l'outil et associées au dossier de l'apprenant.
Association aux formations et sessions
Liez vos questionnaires à des formations ou sessions spécifiques. L'envoi peut être automatisé dès l'inscription d'un apprenant.
Centralisation des échanges
Conservez les emails, documents joints et demandes spécifiques du commanditaire dans un espace dédié. Tout est accessible et traçable.
Stockage dans le dossier apprenant
Les réponses aux questionnaires et les notes d'analyse sont conservées dans le dossier de chaque apprenant, prêtes pour l'audit.
Export et traçabilité
Exportez l'ensemble des preuves d'analyse du besoin en quelques clics. Chaque élément est horodaté et consultable.
Ainsi, l'analyse du besoin est systématique, traçable et facilement démontrable lors de l'audit, conformément aux exigences Qualiopi.
Glossaire des termes
Questions fréquentes sur l'indicateur 4
Qu'est-ce que l'analyse du besoin pour Qualiopi ?
L'analyse du besoin consiste à recueillir, avant la formation, les attentes et le contexte du bénéficiaire et/ou du commanditaire. Elle permet d'adapter la prestation aux objectifs réels et d'assurer une réponse pertinente aux besoins identifiés.
Quelles preuves fournir pour l'indicateur 4 ?
Les preuves les plus courantes sont : les questionnaires de positionnement remplis, les comptes-rendus d'entretiens téléphoniques ou en présentiel, les échanges de mails avec le commanditaire, les fiches de recueil des besoins, et tout document attestant de l'adaptation de la formation aux besoins identifiés.
Faut-il toujours un questionnaire de positionnement ?
Non, le questionnaire n'est pas obligatoire en soi. Ce qui compte, c'est de pouvoir démontrer qu'une analyse du besoin a été réalisée, quelle que soit la forme : entretien, échange mail, questionnaire, etc. L'essentiel est la traçabilité.
Comment analyser le besoin pour une formation inter-entreprises ?
Pour les formations inter (plusieurs apprenants de différentes entreprises), l'analyse peut se faire individuellement via un questionnaire de positionnement envoyé à chaque participant avant la session, ou collectivement lors d'un tour de table en début de formation.
L'analyse du besoin doit-elle être formalisée ?
Oui, la traçabilité est essentielle. Même un simple échange téléphonique doit faire l'objet d'une trace écrite (compte-rendu, mail de confirmation). L'auditeur doit pouvoir constater que l'analyse a bien eu lieu.
Comment un logiciel peut-il aider pour l'indicateur 4 ?
Un logiciel de gestion pour organisme de formation permet de créer et d'envoyer automatiquement des questionnaires de positionnement, de centraliser les réponses dans le dossier de l'apprenant, et de conserver les échanges avec le commanditaire. Tout est traçable et exportable pour l'audit.
Structurez votre analyse du besoin
Planor vous aide à créer des questionnaires, centraliser les échanges et conserver toutes les preuves dans un seul outil.
Référentiel : Guide de lecture V9 du Référentiel National Qualité (8 janvier 2024)