Qualiopi, c'est quoi ?
Qualiopi est la certification qualité délivrée aux organismes de formation en France. Créée par la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 (dite « Loi Avenir Professionnel »), elle atteste de la qualité des processus que vous mettez en place dans votre activité de formation.
Concrètement, Qualiopi vérifie que votre organisme respecte le Référentiel National Qualité (RNQ), structuré autour de 7 critères et 32 indicateurs. Ce n'est pas un jugement sur le contenu pédagogique de vos formations, mais sur vos processus : comment vous informez vos publics, comment vous adaptez vos prestations, comment vous évaluez les résultats, etc.
Le saviez-vous ?
En 2026, environ 45 000 organismes sont certifiés Qualiopi en France, sur plus de 132 000 déclarés. Cela représente environ un tiers des organismes de formation du pays.
Qualiopi s'applique à quatre catégories d'activités :
- Les actions de formation (la grande majorité des OF)
- Les actions de formation par apprentissage (CFA)
- Les bilans de compétences
- Les actions de VAE (Validation des Acquis de l'Expérience)
Si vous êtes formateur indépendant ou que vous gérez un petit organisme de formation, sachez que la démarche est la même quelle que soit la taille de votre structure. Le nombre d'indicateurs applicables peut simplement varier selon votre catégorie d'activité.
Pourquoi Qualiopi est obligatoire
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux financements publics ou mutualisés. C'est l'article L6316-1 du Code du travail qui pose cette obligation.
Sans Qualiopi, vous ne pouvez pas recevoir de financements provenant de :
OPCO
Opérateurs de Compétences
CPF
Compte Personnel de Formation
France Travail
Anciennement Pôle Emploi
Régions & État
Financements publics territoriaux
Agefiph
Formation et handicap
Transitions Pro
Reconversions professionnelles
Bon à savoir
Si vous ne travaillez qu'avec des clients qui financent leurs formations sur fonds propres (sans passer par un OPCO ou le CPF), Qualiopi n'est pas légalement obligatoire. Mais la certification reste un avantage concurrentiel qui rassure vos prospects.
Pour la plupart des formateurs indépendants et petites structures, la question ne se pose pas : vos clients veulent utiliser leur CPF ou les fonds de leur OPCO. Qualiopi est donc un passage obligé.
Les 7 critères et 32 indicateurs du RNQ
Le Référentiel National Qualité (RNQ), défini par le décret n° 2019-565, est le socle de la certification Qualiopi. La version actuellement en vigueur est la V10, applicable depuis février 2025.
Voici les 7 critères et les indicateurs associés. Selon votre type d'activité, entre 22 et 32 indicateurs vous sont applicables.
Critère 1 — Information du public
Vous devez rendre accessibles et transparentes les informations sur vos prestations : objectifs, durées, tarifs, résultats, modalités d'accès.
- Indicateur 1 : Diffusion d'informations accessibles au public
- Indicateur 2 : Publication des indicateurs de résultats
- Indicateur 3 : Taux de certification (spécifique OF certifiante, CFA, VAE)
Critère 2 — Objectifs et adaptation des prestations
Chaque formation doit être conçue à partir d'une analyse des besoins du bénéficiaire, avec des objectifs clairs et des contenus adaptés.
- Indicateur 4 : Analyse des besoins du bénéficiaire
- Indicateur 5 : Objectifs opérationnels et évaluables
- Indicateur 6 : Contenus et modalités de mise en oeuvre
- Indicateur 7 : Adéquation aux exigences de certification (spécifique)
- Indicateur 8 : Positionnement à l'entrée (spécifique CFA)
Critère 3 — Accueil, suivi et évaluation
Ce critère porte sur l'accompagnement de vos apprenants : conditions d'accueil, suivi pendant la formation, évaluation et prévention des abandons.
- Indicateur 9 : Conditions de déroulement et délais d'accès
- Indicateur 10 : Adaptation de la prestation et accompagnement
- Indicateur 11 : Évaluation de l'atteinte des objectifs
- Indicateur 12 : Prévention des ruptures de parcours
- Indicateurs 13 à 16 : Spécifiques CFA et OF certifiantes
Critère 4 — Moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement
Vous devez disposer des ressources humaines et techniques nécessaires à la qualité de vos formations.
- Indicateur 17 : Moyens humains et techniques adaptés
- Indicateur 18 : Coordination des intervenants
- Indicateur 19 : Ressources pédagogiques
- Indicateur 20 : Référent handicap et mobilité (spécifique)
Critère 5 — Qualification et développement des compétences
Vos intervenants doivent être qualifiés, et vous devez assurer le développement continu de leurs compétences.
- Indicateur 21 : Compétences des intervenants
- Indicateur 22 : Développement des compétences
Critère 6 — Environnement professionnel et veille
Vous devez assurer une veille réglementaire, métier et pédagogique, et prendre en compte le handicap dans vos prestations.
- Indicateur 23 : Veille légale et réglementaire
- Indicateur 24 : Veille sur les compétences et métiers
- Indicateur 25 : Veille pédagogique et technologique
- Indicateur 26 : Accompagnement du handicap
- Indicateurs 27 à 29 : Sous-traitance, alternance, insertion (partiellement spécifiques)
Critère 7 — Recueil des appréciations et amélioration continue
Vous devez recueillir les retours de toutes les parties prenantes et les utiliser pour améliorer vos prestations en continu.
- Indicateur 30 : Recueil des appréciations des parties prenantes
- Indicateur 31 : Traitement des réclamations et difficultés
- Indicateur 32 : Mesures d'amélioration continue
Combien d'indicateurs pour votre structure ?
Un organisme de formation classique (non certifiant, non CFA) doit répondre à 22 indicateurs communs. C'est le cas de la majorité des formateurs indépendants.
Voir tous les indicateurs détaillésCombien coûte la certification Qualiopi
Le coût de Qualiopi dépend de plusieurs facteurs : la taille de votre structure, le nombre de catégories d'activités à certifier, le nombre de sites, et le certificateur choisi.
| Poste de dépense | Fourchette de prix (HT) |
|---|---|
| Audit initial | 900 – 1 600 € / jour |
| Audit de surveillance (18 mois) | 700 – 1 200 € |
| Audit de renouvellement (3 ans) | 900 – 1 600 € |
| Total cycle 3 ans | 2 500 – 4 500 € |
| Pré-audit (optionnel) | 310 – 785 € |
| Accompagnement consultant (optionnel) | 1 500 – 5 000 €+ |
Astuce pour les petites structures
Un accompagnement par consultant n'est pas indispensable. Si vous utilisez un logiciel adapté qui structure vos processus et génère vos documents, vous pouvez préparer votre audit en autonomie et économiser 1 500 à 5 000 €.
Les frais de déplacement de l'auditeur (à partir de 60 € HT) s'ajoutent pour les audits sur site. Certains certificateurs facturent aussi des frais techniques ou des suppléments pour les planifications urgentes.
Le cycle de certification : 3 ans
La certification Qualiopi est valable 3 ans. Pendant cette période, deux audits jalonnent votre parcours.
Audit initial
Votre certification est délivrée. Le cycle de 3 ans démarre.
Audit de surveillance
Vérification intermédiaire obligatoire. Plus court que l'audit initial. Si non réalisé avant le 22e mois, la certification devient invalide.
Audit de renouvellement
Audit complet obligatoirement sur site. Lance un nouveau cycle de 3 ans. À planifier au moins 4 mois avant l'expiration.
Attention aux délais
Il n'existe aucun délai de grâce. Si votre certification expire avant le renouvellement, vous perdez immédiatement l'accès aux financements publics. Anticipez vos échéances.
Vous pouvez changer d'organisme certificateur au moment du renouvellement. C'est l'occasion de comparer les offres et de choisir le certificateur qui correspond le mieux à vos besoins.
Pour plus de détails sur les délais, consultez notre guide dédié : Combien de temps pour obtenir Qualiopi ?
Non-conformités et sanctions
Lors de l'audit, l'auditeur peut relever des non-conformités si certains indicateurs ne sont pas respectés. Il en existe deux types, avec des conséquences différentes.
Non-conformité mineure
- Prise en compte partielle d'un indicateur, sans compromettre la qualité globale
- Délai de correction : 6 mois
- La certification est quand même délivrée (jusqu'à 4 mineures)
- Vérification à l'audit de surveillance
- Si non corrigée, elle est requalifiée en majeure
Non-conformité majeure
- Non-respect d'un indicateur compromettant la qualité du service
- Délai de correction : 3 mois
- La certification ne peut pas être délivrée tant qu'elle n'est pas levée
- Si non corrigée : suspension (3 mois max), puis révocation définitive
Comment éviter les non-conformités ?
La plupart des non-conformités viennent d'un manque de traçabilité. Vos processus peuvent être bons, mais si vous n'avez pas de preuve écrite, l'auditeur ne peut pas les valider. Un outil de suivi des dossiers qui centralise et horodate vos documents est votre meilleur allié.
En cas de suspension ou de révocation, la perte d'accès aux financements est immédiate. Il est donc essentiel de maintenir votre conformité en continu, et non pas seulement à l'approche de l'audit.
Qui est exempté de Qualiopi ?
Certaines structures sont dispensées de la certification Qualiopi (article L6316-4 du Code du travail) :
- Établissements d'enseignement supérieur publics évalués par le Hcéres
- Établissements d'enseignement supérieur privés évalués par la Commission consultative compétente
- Écoles d'ingénieurs évaluées par la CTI (Commission des Titres d'Ingénieur)
Par ailleurs, les sous-traitants relevant du régime micro-social et réalisant moins de 77 700 € de chiffre d'affaires annuel sont également exemptés (modification du guide V9, effective depuis janvier 2024).
Pour tous les autres organismes de formation — y compris les indépendants, les micro-entreprises et les petites structures — la certification reste obligatoire si vous souhaitez accéder aux financements.
Conseils pratiques pour les petites structures
Qualiopi peut sembler intimidant quand on gère seul ou en petite équipe. Voici des conseils concrets pour aborder la certification sereinement.
1. Commencez par un diagnostic honnête
N'essayez pas de tout faire en même temps. Identifiez d'abord les indicateurs où vous êtes déjà conforme (souvent plus nombreux que vous ne le pensez) et concentrez vos efforts sur les manques réels.
2. Digitalisez vos processus dès le départ
L'erreur classique : gérer Qualiopi avec des fichiers Excel, des dossiers sur le bureau et des emails éparpillés. Cette approche fonctionne au début, mais devient vite ingérable. Un logiciel de gestion pour OF centralise tout : documents, preuves, signatures, suivi.
3. Intégrez la conformité à votre quotidien
Ne traitez pas Qualiopi comme un projet ponctuel. Les organismes qui réussissent le mieux sont ceux qui intègrent les exigences du référentiel dans leurs pratiques courantes : collecte automatique des feedbacks, génération systématique des documents, traçabilité naturelle.
4. Ne sous-estimez pas la veille
Les indicateurs 23, 24 et 25 portent sur la veille réglementaire, métier et pédagogique. Beaucoup de formateurs les négligent. Pourtant, il suffit de documenter vos pratiques : newsletters suivies, formations continues effectuées, évolutions intégrées dans vos programmes.
5. Préparez vos signatures numériques
Les signatures numériques sur vos conventions, feuilles d'émargement et certificats de réalisation constituent des preuves solides et horodatées. Elles simplifient considérablement la gestion documentaire, surtout pour les formations à distance.
En résumé, les clés du succès
- Faites un auto-diagnostic avant de vous lancer
- Utilisez un outil adapté pour centraliser vos preuves
- Intégrez la conformité dans vos processus quotidiens
- Anticipez vos échéances (surveillance, renouvellement)
- Documentez tout, même ce qui vous semble évident
Questions fréquentes sur la certification Qualiopi
Qualiopi, c'est quoi exactement ?
Qualiopi est la certification qualité obligatoire pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics ou mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, etc.). Elle atteste de la qualité des processus mis en place, selon le Référentiel National Qualité (7 critères, 32 indicateurs).
Est-ce que Qualiopi est obligatoire pour tous les organismes de formation ?
Qualiopi est obligatoire uniquement si vous souhaitez bénéficier de financements publics ou mutualisés (OPCO, CPF, fonds régionaux, France Travail). Si vous ne faites que de la formation sur fonds propres de vos clients, la certification n'est pas requise, mais elle reste un gage de crédibilité.
Combien coûte la certification Qualiopi ?
L'audit initial coûte entre 900 et 1 600 EUR HT par jour d'audit. Pour un petit organisme de formation, comptez environ 1 200 EUR HT pour l'audit initial. Sur le cycle complet de 3 ans (initial + surveillance + renouvellement), prévoyez un budget de 2 500 à 4 500 EUR HT.
Combien de temps faut-il pour obtenir Qualiopi ?
La préparation prend généralement entre 3 et 6 mois pour une petite structure. Il faut ensuite ajouter 4 à 8 semaines pour le délai de l'organisme certificateur. Un logiciel de gestion pour OF comme Planor peut considérablement réduire ce temps de préparation.
Quelle est la durée de validité de Qualiopi ?
La certification est valable 3 ans. Un audit de surveillance est obligatoire entre le 14e et le 22e mois. Un audit de renouvellement doit être réalisé avant l'expiration des 3 ans pour maintenir la certification sans interruption.
Que se passe-t-il en cas de non-conformité lors de l'audit ?
En cas de non-conformité mineure, vous disposez de 6 mois pour la corriger. En cas de non-conformité majeure, vous avez 3 mois pour apporter les preuves de correction. Au-delà de 4 non-conformités mineures ou si une majeure n'est pas levée, la certification peut être suspendue ou refusée.
Peut-on changer d'organisme certificateur au renouvellement ?
Oui, vous êtes libre de changer d'organisme certificateur lors du renouvellement. C'est même l'occasion de comparer les tarifs et les approches pour trouver le certificateur le mieux adapté à votre structure.
Un formateur indépendant peut-il obtenir Qualiopi ?
Absolument. De nombreux formateurs indépendants sont certifiés Qualiopi. La démarche est la même, mais le nombre d'indicateurs applicables et la charge de travail sont souvent plus légers. Un outil adapté comme Planor facilite grandement la gestion documentaire et le suivi des preuves.
Références légales
Les informations de ce guide s'appuient sur les textes suivants :
- Loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 — Loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel
- Article L6316-1 du Code du travail — Obligation de certification qualité
- Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 — Référentiel National Qualité (RNQ)
- Arrêté du 31 mai 2023 — Mesures relatives à la certification qualité
- France Compétences — Qualiopi, l'obligation qualité en vigueur
Comment obtenir la certification Qualiopi
Voici les étapes concrètes pour décrocher votre certification, de la préparation à l'audit.
Étape 1 — Obtenir votre numéro de déclaration d'activité
Avant toute démarche Qualiopi, vous devez être enregistré comme organisme de formation auprès de la DREETS (Direction Régionale de l'Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités) de votre région. C'est ce qu'on appelle le NDA (Numéro de Déclaration d'Activité).
Vous devez avoir réalisé au moins une action de formation avant de pouvoir effectuer cette déclaration.
Étape 2 — Réaliser un auto-diagnostic
Avant de vous lancer dans la préparation, évaluez votre niveau actuel de conformité. Passez en revue chaque indicateur applicable et identifiez les écarts à combler.
Évaluez votre conformité gratuitement
Notre simulateur Qualiopi vous permet d'obtenir un diagnostic personnalisé avec un plan d'actions en quelques minutes.
Lancer le simulateur gratuitÉtape 3 — Préparer vos processus et preuves
C'est la phase la plus longue : 3 à 6 mois en moyenne pour un petit organisme. Vous devez mettre en place les processus exigés par chaque indicateur et constituer les preuves associées.
Exemples de preuves attendues :
Conseil pratique
Un logiciel de gestion pour OF facilite considérablement cette étape. Il vous permet de générer automatiquement vos documents (conventions, certificats, émargements), de collecter les signatures numériques et de centraliser vos preuves. C'est un gain de temps considérable, surtout quand on gère tout seul.
Étape 4 — Choisir un organisme certificateur
Une trentaine d'organismes certificateurs sont accrédités par le Cofrac (Comité Français d'Accréditation). Parmi les plus connus : AFNOR, ICPF, Bureau Veritas, Apave, DEKRA, SGS, Certifopac...
Critères pour choisir :
Vous pouvez consulter la liste complète sur le moteur de recherche du Cofrac.
Étape 5 — Passer l'audit initial
L'auditeur vérifie votre conformité à chaque indicateur applicable. Il examine vos documents, interroge vos processus, et peut échanger avec vos apprenants ou parties prenantes.
Pour les primo-accédants (premier audit), comptez une demi-journée supplémentaire par rapport à un audit de renouvellement (modification introduite par l'arrêté de mai 2023).
À l'issue de l'audit, trois résultats possibles :
Étape 6 — Maintenir la certification
Une fois certifié, le travail continue. La conformité Qualiopi n'est pas un dossier qu'on oublie dans un tiroir : vous devez maintenir vos processus au quotidien et préparer sereinement l'audit de surveillance.
C'est là qu'un outil d'automatisation administrative prend tout son sens : le suivi des dossiers, la collecte des retours, la génération des documents se font en arrière-plan pendant que vous vous concentrez sur la pédagogie.